Come rimanere produttivi e organizzati all’università

La tua borsa da studio è piena di fogli in disordine, avanzi di cibo e penne a caso? Naturalmente, questo non influirà direttamente sul tuo studio, ma tutti giocano un ruolo nella tua organizzazione e produttività.

Organizzarsi è la parte più facile, ma continuare ad esserlo per tutto il semestre e il tempo trascorso all’università è la vera chiave. Troverai il modo che funziona per te, ma l’uso di applicazioni di calendario, quaderni o agende personalizzate sono solo alcuni modi per iniziare a organizzarsi!

Motivi per rimanere organizzati all’università

“Il tuo cervello serve per avere idee, non per immagazzinarle” – David Allen, Getting Things Done

Certo, sembrerà che molte persone possano andare avanti con la caffeina e poco sonno, ma non andranno avanti molto bene, o in modo molto produttivo. Saranno in un basso stato di stress a causa di queste influenze. Non significa che stiano lavorando più duramente in quanto sembrano avere più carico di lavoro o essere più frenetici, invece sarà a causa della loro disorganizzazione.

Durante le lezioni, sembreranno in qualche modo attenti e capaci di ascoltare, imparare e studiare efficacemente nei momenti giusti, ma potrebbero vivere una qualità di vita molto migliore e imparare e vivere in modo più produttivo.

Imparare a essere organizzati e produttivi aiuterà drasticamente ad abbassare i tuoi livelli di stress, sia quello visibile che quello sottostante.

Le persone si comportano sempre meglio quando sono meno stressate, sia fisicamente che accademicamente. Avere meno stress permette alle persone di sentirsi più in controllo e in grado di godersi il loro tempo personale nelle attività sociali ed extrascolastiche. Una vibrazione più piacevole è data dalla persona che è in controllo e meno stressata.

Naturalmente, non è automatico che diminuendo il tuo livello di stress e diventando più produttivi, aumenterete automaticamente la vostra media. Lo studio deve ancora avvenire, i compiti devono essere completati, le lezioni devono essere frequentate, il materiale deve essere studiato, e devi ancora cercare aiuto se ne hai bisogno.

Per quelle aree di studio che hanno bisogno di più concentrazione, tempo e attenzione, se sei organizzato dovresti essere in grado di trovare il tempo per assicurarti di goderti le tue attività sociali ed extracurricolari ed essere ancora in grado di ricavare il tempo per quelle aree che richiedono uno studio più concentrato.

4 punti importanti per organizzarsi

Per aiutarti ad organizzarti, dai un’occhiata ai seguenti aspetti della tua vita per aiutarti a partire con il piede giusto e ad avere successo. Una volta che hai capito il vero valore dell’organizzazione, come sopra, allora è il momento di mettere in atto alcune idee.

1. Il calendario

Un calendario è parte integrante della vita della maggior parte delle persone, implementarlo e usarlo nel modo migliore è un’altra parte della sfida. Tanti professionisti usano un calendario, ma non tenendolo aggiornato, non serve davvero al suo scopo migliore.

L’idea di un calendario è quella di liberare spazio nella tua testa, rimuovere il bisogno di pezzi di carta, post-it e semplicemente dover ricordare appuntamenti o scadenze nella vostra testa. Un calendario ti dà un unico punto di riferimento per tenere tutto quello che succede nella tua vita scritto e in un unico posto, in un modo organizzato e conveniente. Naturalmente, i dispositivi mobili danno l’opportunità di memorizzare tutto in modo digitale e permettono di impostare dei promemoria in modo che nulla venga dimenticato o smarrito.

Ci sono così tante opzioni di calendari digitali da usare, che sia l’app già impostata sul tuo telefono, un app scaricata o attraverso il tuo provider di posta elettronica. Alcune persone possono preferire un pianificatore di carta, ed essere creativi e personali con esso, ma naturalmente, questo non può fornire promemoria.

Il brain dumping è una grande tecnica da provare quando hai deciso il calendario che userai. Scegli tutti i momenti chiave nel tempo, gli eventi e le scadenze che stanno per arrivare e mettili direttamente nel calendario. Assicurati di considerare gli aspetti accademici:

• Scadenze importanti dei compiti
• Incontro con tutor o mentori
• Orari delle lezioni

Considera gli aspetti personali:

• Scadenze di pagamento per affitto, carte di credito, bollette telefoniche
• Date di entrata/uscita dal dormitorio
• Eventuale lavoro part-time
• Classi di esercizi o orari per fare esercizio
• Incontri per motivi sociali o club extracurricolari

Tenere traccia di tutte queste cose deve essere monitorato su base giornaliera e settimanale per assicurarsi di rimanere organizzati e raggiungere ciò di cui si ha bisogno, così come ciò che si vorrebbe. Una To-Do List può aiutare in questo.

2. Come usare una to-do list

Avere il controllo di una To-Do list è il massimo dell’organizzazione e della produttività. Naturalmente, un calendario o un’agenda possono mostrare molto, ma una To-Do list la porterà al livello successivo.

Il controllo di una lista di cose da fare è importante, perché se hai troppe voci sulla tua lista, può diventare schiacciante e puoi iniziare a sentirti disorganizzato molto rapidamente.

Un calendario e una lista di cose da fare dovrebbero essere usati per due cose diverse:

• Un calendario tiene traccia degli eventi che avverranno in un certo giorno o a una certa ora che richiedono di andare effettivamente da qualche parte e occupa una quantità di tempo più lunga. Ad esempio l’incontro con un tutor, una partita sportiva a cui devi partecipare, o una classe specifica a cui devi andare.
• Una lista di cose da fare permette di gestire compiti specifici che devono essere svolti, ma per i quali non è necessario essere in un posto o occupare un’intera giornata. Ad esempio passare un po’ di tempo ad imparare uno strumento musicale, redigere un compito specifico, completare un certo compito come la restituzione di un libro della biblioteca.

Così gli eventi rimangono nel calendario e i compiti rimangono nella lista delle cose da fare.

Per impostare una lista di cose da fare, ci sono alcune scelte da considerare a seconda che ti piaccia carta e penna o una versione digitale.

Quando si usa un’opzione carta e penna, vale la pena fare una ricerca sul metodo del bullet journal su YouTube, perché ci sono tante idee che possono essere adatti a te. Se vuoi, puoi unire questo con un sistema digitale.

Se vuoi usare un sistema digitale, allora fai le tue ricerche su app come Todoist, che è un sistema facile e gratuito.

Sta a te decidere cosa funziona personalmente, potrebbe essere gesso e una lavagna o un muro di graffiti di post-it se ti piace! È solo importante che tu tenga una lista aggiornata dei compiti che devi realizzare e che tu li svolga effettivamente!

Come con un calendario, inizia con un brain dump di tutti i compiti che devi svolgere, sia su base regolare o come priorità ora. Poi mettili nella tua lista di cose da fare. Ad esempio la spesa, la pulizia della casa/appartamento, l’esercizio fisico o qualsiasi altra attività extracurricolare che fai nel tuo tempo libero. Ricorda che per i compiti che si verificano regolarmente, in una lista digitale di cose da fare, puoi impostarli come ricorrenti, settimanali, mensili, ecc, e anche in una lista cartacea di cose da fare, puoi metterli in anticipo.

3. Prendersi cura dei propri appunti di studio

In qualsiasi lezione o altra forma di apprendimento in cui è necessario prendere appunti, la capacità di prendere appunti efficaci è la chiave per imparare e conservare le informazioni.

Gli appunti devono essere organizzati perché siano efficaci e perché possiate trarne il massimo valore, allora e in futuro. Prendere appunti in modo non organizzato non è mai abbastanza efficace.

Ci sono così tanti modi di organizzare i tuoi appunti, dalla digitalizzazione agli appunti scritti a mano. Naturalmente, quaderni separati per ogni materia possono essere un inizio, ma ovviamente quando si hanno enormi quantità di appunti da esaminare quando si arriva alla fine del trimestre e alla revisione e agli esami, questa non è sempre l’opzione migliore. Naturalmente, si sa dove guardare quando si fa riferimento per studi futuri, ma può richiedere molto tempo per trovare le informazioni necessarie, quindi non è produttivo.

La digitalizzazione è un modo per essere più produttivi e organizzati. L’uso di sistemi come Microsoft OneNote o Evernote sono solo due esempi di modi per tenere le note in modo digitale, e si possono ancora tenere file separati per ogni materia.

Questo naturalmente si presta a coloro che sono a loro agio nell’usare appunti digitalizzati, mentre quelli che amano carta e penna continueranno ad usare quest ultimi  (ci sono studi che dicono che scrivere può aiutare il cervello a elaborare meglio le informazioni). C’è la possibilità di convertirli in un programma digitale, basta essere sicuri di cercare di farlo il prima possibile dopo la lezione, per mantenersi organizzati. Evernote è un sistema che può aiutare in questo senso e permette di effettuare una ricerca per trovare determinati aspetti, un processo molto più veloce che sfogliare più pagine fisiche.

4. Documenti e file digitali e fisici

Di solito, si ricevono molte dispense, documenti e presentazioni durante il tempo di studio. Questi sono in aggiunta a tutti gli appunti che prendi personalmente, che devono essere organizzati in modo da poterli rivedere e riguardare in qualsiasi momento particolare. Ti verrà restituito il lavoro che è stato valutato, che è altrettanto importante per la revisione.

Si può essere in grado di accedere alla maggior parte della documentazione online, e il fidato internet è uno strumento molto utile. Tuttavia, per quei materiali che ti vengono consegnati per le varie materie e i programmi di studio è necessario tenerli organizzati nel caso in cui tu abbia bisogno di farvi riferimento. Tenerli in una cartella fisica o in una versione digitalizzata è vitale per essere in grado di guardare indietro in modo efficace.

Google Drive, per esempio, è un ottimo posto per memorizzare i file in modo organizzato, o Dropbox è un altro servizio. Fai la tua ricerca e scopri cosa è meglio per te.

Pianificare per essere produttivi e rivedere questo piano

Seguendo i precedenti aspetti discussi, ci dovrebbe essere un modo per iniziare a creare un processo per mantenere se stessi e i propri studi organizzati. Identificare e creare questo sistema sembra semplice, la difficoltà viene nell’implementazione del sistema.

Ci sono alcuni aspetti chiave che manterranno te e il tuo sistema organizzativo in pista. Due possono essere nominati: la pianificazione settimanale e le revisioni settimanali. Non hanno bisogno di prenderti molto tempo, forse massimo 30 minuti, ma avranno un enorme impatto sulle vostre capacità organizzative e sul loro mantenimento.

• Recensioni settimanali
  Una volta che hai messo in atto il tuo sistema organizzativo, dovresti iniziare a sentirti positivo e motivato a riguardo.Tuttavia, potrebbe diventare evidente che le tue liste e il tuo calendario non sono così ordinati e accurati come ti aspetti all’inizio. Ci saranno sempre aspetti della vita che saltano fuori e che influenzeranno i tuoi piani, sia a livello personale che attraverso i tuoi studi. La cosa più efficace da fare quando questo accade è cercare di aggiustare e correggere per tornare in linea. Man mano che ripassi e impari ogni settimana, gli aspetti diventeranno un’abitudine, diventerai più bravo ad essere realistico con il tuo piano.
• Pianificazione settimanale
  Pianificare la settimana successiva è la prossima abitudine da creare. La pianificazione settimanale è vitale una volta che si è in grado di rivedere la settimana precedente. Rivedendo e aggiustando ciò che avete imparato siete sulla strada giusta. Alcuni passi per aiutare la pianificazione settimanale.

Passo 1 – Il calendario e la tua lista di cose da fare hanno bisogno di una pulizia settimanale

Alla fine della settimana scoprirai che ci sono eventi che non sono rilevanti, o che non hanno avuto luogo, così come aspetti che devono essere riprogrammati per la settimana successiva. Ci saranno compiti che non sei riuscito a fare dalla vostra lista di cose da fare o che hai dimenticato.

Assicurati di eliminarli tutti prima di pianificare la settimana successiva.

Prendi nota di tutti gli eventi riprogrammati e pianificali. Trova nuove scadenze realistiche per i compiti che non hai svolto la settimana scorsa. Assicurati che tutti i tuoi fogli e appunti sciolti, sia carta e penna che digitalizzati, siano organizzati come hai stabilito.

Passo 2 – Pianificare la settimana successiva

Concentrati sulla settimana seguente una volta che hai sfoltito la settimana precedente.

Ancora una volta, fai un brain dump di tutti i compiti che hai in arrivo, personali o relativi allo studio. Puoi iniziare a pianificare in anticipo guardando i tuoi sistemi online che hanno il tuo programma e altri dettagli di classe e trasferirli nel tuo sistema di liste di cose da fare. Controlla qualsiasi scadenza imminente e controlla il tuo programma di lavoro per renderlo il più accurato possibile. Assicurati di rivedere il tuo calendario per assicurarti che tutto ciò che hai pianificato nella tua testa sia annotato da qualche parte.

Organizzare il tuo zaino all’inizio della settimana ti metterà in una buona posizione per la settimana a venire. Preparati per domani e cerca di pensare a tutto per assicurarti di mantenere bassi i livelli di stress e non dimenticare nulla.

Questi due processi possono sembrare dispendiosi in termini di tempo a prima vista, ma come detto, in realtà non dovrebbero richiedere più di circa 30 minuti. Se inizi a farlo ogni settimana, diventerà una routine e un’abitudine e richiederà meno tempo. Cerca di prendere il tempo necessario per questi processi per cominciare, in modo da poter creare un’abitudine.

Aspetti chiave per una rapida revisione:

• Le app del calendario ti aiuteranno nella tua organizzazione
• I sistemi di liste di cose da fare, con carta e penna o digitali, sono di beneficio
• I materiali della classe devono essere tenuti organizzati sia fisicamente che digitalmente
• Organizza il tuo zaino il meglio possibile la sera prima
• Ogni settimana, concediti un massimo di 30 minuti per rivedere e pianificare
• Ma in definitiva, non lasciate che il sistema organizzativo ti impedisca di realizzare le cose che vuoi fare veramente

Tutto ciò che è stato menzionato è per aiutarti a concentrarti sul lavoro che deve essere fatto, e a farlo bene. Un sistema organizzativo che ti sei prefissato ti aiuterà a mantenere basso lo stress e a gestire efficacemente.